От автора: А. Г. Беляев, НЛП практик, коуч, висококвалифициран мениджър (MBA), директор на консултантската компания „Ел-Консул” При препечатване линк към линка изисква се! Често наред с чисто „бизнес“ и технологични проблеми, едно предприятие може да има и проблеми с човешките ресурси. От нашия опит в консултантската работа следва, че в много предприятия на Алтайския край, и по-специално в град Барнаул, персоналът често „не заема местата си“; някой създава атмосфера на „междуличностно търкане“; някой изпълнява ненужни, измислени функции, докато важна област на работа остава гола. Идентифицирането на проблем, свързан с човешките ресурси на предприятието, и намирането на начини за решаване на този проблем е основната задача на одита на персонала - независим (външен) оценка на човешките ресурси на предприятието и неговия потенциал. Одитът на персонала може да бъде част от набор от мерки, предназначени за оценка на икономическата и финансовата дейност на предприятието (организационен и управленски одит), и може да се извършва независимо по време на одит на персонала , определя се степента на съответствие на служителите с длъжностите им, оценяват се личните качества и се дават характеристики на отделните служители. В допълнение, чрез провеждането на такъв одит е възможно да се идентифицират формални и неформални групи, съществуващи в екипа, техните лидери, да се диагностицира социално-психологическият климат в организацията, да се провери коректността на документацията на персонала, да се създадат паспорти за работа и др. В резултат на това мениджърът може да получи много полезна информация, например: кой е източникът на напрежение в екипа, дали възможностите на служителите се използват максимално и като цяло дали тяхната работа си струва парите те са платени. Как да изберем правилните одитори В едно предприятие, особено малко, е трудно да извършите самостоятелно одит на персонала, тъй като това изисква квалифицирани специалисти, които не е препоръчително да „оставате на работа през цялото време“, като ги използвате от от време на време. Почти невъзможно е да разберете сами какво пречи на екипа да работи ефективно - може да има много причини за възникването на „проблеми“, свързани с персонала: от задушаване в стаята до загуба на мотивация сред служителите. Поради това обикновено се назначават външни специалисти, които да извършват оценки на персонала. Ако е взето решение за необходимостта от провеждане на одит на персонала, целта на това събитие е определена, можете да започнете да избирате специалистите, които ще направят това. За да може предстоящото събитие да донесе желания ефект и парите, инвестирани в „подобряването“ на предприятието, да не се окажат загуба, важно е да не правите грешка при избора на консултанти. Има няколко препоръки, които можете да следвате, за да сведете до минимум вероятността от грешки при избора на одитори: обадете се на поне четири до пет специализирани фирми (за предпочитане на различни нива) и се опитайте да получите възможно най-много информация за набора от предоставяни услуги, сравнете получена информация и се опитайте да изберете най-добрия вариант по отношение на цените и качеството; поинтересувайте се от методите на работа и предишния опит в провеждането на одити на персонала; разберете колко хора ще бъдат в групата, която ще одитира вашата компания, като се уверите, че точно кои специалисти ще извършат одита Кога е подходящо Ако желаете, можете да коригирате работата на предприятието с помощта на оценка на персонала толкова често, колкото позволяват финансовите възможности на собствениците. Кадровият одит е особено полезен при: подготовката за организационни промени в предприятието; преустройство на системата за управление на персонала; повишаване на квалификацията на „стари” служители или привличане на „нови” служители;отговорности „небрежно“; конфликтна ситуация в предприятието, която се отразява негативно на бизнеса, „добрите одитори на човешките ресурси“ трябва да предоставят на клиента ясен списък с необходимите мерки и методи за работа с персонала, чието прилагане най-вероятно ще се случи. Кой извършва одит на персонала Оценката на персонала се извършва от група експерти с подходяща квалификация и опит в провеждането на одит на персонала. Броят на специалистите в една група може да варира от трима до пет души в зависимост от планирания обем на работа и нейната продължителност. Групата, извършваща одита на персонала, трябва да включва най-малко: Специалист по управление на персонала е водещият специалист в провеждането на одит на персонала и той най-често ръководи тази група. Обикновено това е квалифициран мениджър и/или HR мениджър с опит. Той ще отговаря за изучаване и анализ на структурата на управление на персонала, оценка на ефективността на служителите, оценка на квалификацията на персонала Специалист по социална психология. Обикновено това е социолог и/или маркетолог с опит във вътрешния маркетинг. Той разработва инструменти за събиране на информация, провежда задълбочени интервюта, дава експертни оценки и анализира статистически данни. Обикновено това е квалифициран икономист и/или „плановик“ с професионален опит. Неговата компетентност включва оценка на „цената” на конкретен служител, анализ на организационните процеси и съпоставянето им с финансовите ресурси на организацията. Отговорностите му включват разработване на програма за оптимизиране на персонала, съобразена с функциите му спрямо разходите за издръжката им; развитие на материална мотивационна система Психолог. Той решава много проблеми: от съставянето на психологическите характеристики на отделните служители до изучаването на мотивацията на персонала и общия психологически климат в предприятието, ако дейността на предприятието има ясно изразена специфика, тогава одиторите трябва да включват специалист, който го разбира. Понякога този проблем се решава чрез избор на експерт или експертна група измежду служителите на организацията, в която се извършва одитът. Но за да се съобразите с принципа на независимост, по-добре е да поканите специалист от друга компания. С негова (тяхна) помощ се съставят тестове и казуси за определяне на професионалната пригодност на служителите. Много е важно при избора на специалисти да се вземе предвид, че некомпетентно проведеният одит на персонала може да навреди на предприятието и хората, които работят в него. Служителите могат да останат с погрешно впечатление, че ще бъдат съкратени, че са шпионирани, че им влизат в душите. Тревожната ситуация, създадена от неправилно проведен одит на персонала, никога не е била от полза за никого. Преди да оцените работата на персонала, трябва да проверите дали системата за управление на предприятието е правилно организирана. За тази цел се извършва цялостна диагностика, която включва маркетингови, финансови и управленски одити, тъй като често причината за неефективната работа на служителите е неправилната организация на производствения процес и неправилно организираната структура на управление на предприятието. При извършване на одит на персонала трябва да се използва индивидуален подход към проблема във всеки конкретен случай. Специалистите разработват индивидуални програми, съчетаващи методи на анкетиране, наблюдение, тестване и използване на интервюта и фокус групи. Но одитът на персонала е възможен и като независима единица за изследване, когато например е необходимо да се оцени работата на продавачите, диспечери и оператори Как се извършва одит по една “рецепта”? Субектите на консултантския пазар за тази сложна услуга могат да бъдат разделени на две групи: фирми „иноватори“ и „консервативни“ фирми. Първите се опитват да използват нестандартни подходи за изпълнение на задачи, поставени от клиента. Следователно техниките, използвани от специалистите за получаване на информация за персонала, могат да варират.от традиционните „хартиени” тестове и въпросници до семинари и фокус групи, разработени в съответствие с последния „писък” на консултантската мода. Повечето клиенти обаче предпочитат консултантите да използват техники, които са по-разбираеми за тях. „Консервативните“ фирми обикновено използват стандартен набор от методи за провеждане на одити на персонала. Списъкът с използвани инструменти включва тестове, индивидуални интервюта, наблюдение, въпросници и фокус групи. Невъзможно е да се каже със сигурност кой метод е за предпочитане, тъй като двама одитори могат да използват напълно различни технологии за провеждане на едно и също проучване и получените данни в крайна сметка ще бъдат еднакви. Като правило, когато избирате инструменти за събиране на информация, клиентът трябва да се довери на специалисти. Ако за предприятията в Алтайския край одитът на персонала все още е любопитство, то за западните компании, работещи в Алтай с много клонове? обща процедура. Факт е, че за централния офис одитът на персонала е може би единственият начин да се наблюдава работата на клонове, разпръснати в други страни. Основната функция на одита в такива организации е мониторингът. Докладите за одити, проведени в същия клон на Барнаул за западни топ мениджъри, са основният източник на информация за местния персонал. Следователно одитите на персонала се извършват редовно, като правило, поне веднъж годишно. Служителите се подготвят за това предварително, знаейки със сигурност, че след тази процедура 40-50% от специалистите ще бъдат прехвърлени на други позиции, като новата позиция не е задължително да е еквивалентна на предишната. Въз основа на резултатите от одит на персонала всеки ръководител на отдел може да стане обикновен служител (с подходяща заплата) и директор на отдел или, например, заместник. директорът на целия клон ще бъде назначен на „почетна“ длъжност началник отдел „Стопанско подпомагане“. Представете си как се чувства човек, който въз основа на резултатите от одит, меко казано, е преместен на друга позиция и той започва да получава не 1500 долара, а 300 долара. Напълно възможно е на предишната си работа да е теглил кредит за апартамент, кола и др. Не е далеч от болницата поради здравословни проблеми, свързани със стреса. Ето защо е важно персоналът да се подготви предварително за възможността за кадрови движения. За да улеснят служителите да издържат на такъв стрес, западните компании редовно провеждат специално обучение. В повечето случаи професионалната пригодност на служителите се определя чрез тестване. Ние практикуваме тестване с помощта на компютъризирани техники. Ако една компания инвестира пари в обучение на персонала (плаща курсове по чужди езици, поръчва скъпи обучения, преподава професионални умения в чужбина и т.н.), HR одиторите могат да получат друга задача - те трябва да установят дали инвестицията в развитието на персонала е отишла на вятъра пари или не. За целта по време на одит на персонала служителите се тестват за придобитите знания и умения. Ако резултатите от „изпита“ не задоволят мениджърите, служителят ще трябва да възстанови на организацията разходите за обучението си на обучения, семинари, курсове по чужди езици (обаче, ако това е разрешено от условията на трудовия договор , който вече е подписан със служителя и е валиден). Напълно възможно е в бъдеще служителят да бъде маринован доживот на незначителни позиции, като неперспективен и неспособен да се обучава, освен ако не докаже противното. Според служители на една организация, в която редовно се извършват одити на персонала, те се страхуват от одити на персонала, но признават, че осъзнаването на неизбежността на одита и неговата редовност ги принуждава да се поддържат „в добра форма“ и да подобряват уменията си . Освен това собствениците на предприятия могат да извършат одит на персонала напълно неочаквано, за да изненадат персонала и да оценят реалното състояние на нещата в организацията. Генералният директор на компанията, в която е извършен одитът на персонала, казва: „ В нашата компания».